En muchas organizaciones los procesos viven repartidos entre hojas de cálculo, correos y papel. Nadie sabe quién cambió un dato ni cuándo, una factura en aprobación existe solo en el correo de alguien, las PQR se vencen sin que nadie lo note y los consecutivos se llevan a mano.

SX Flows reúne todo eso en una plataforma: cada registro tiene dueño, estado e historial, y cada tarea le llega a quien debe atenderla.

Un solo motor, tres formas de trabajar

Formularios colaborativos. Varias personas registran información al mismo tiempo: estadísticas diarias, inspecciones, inventarios.
Documentos con flujo. Un documento pasa por etapas con responsables distintos: aprobación de facturas, solicitudes de compra, permisos.
Módulos listos para usar. Procesos completos, con consecutivos, plazos y alertas incluidos: correspondencia, PQR, facturas y expedientes.

Todo comparte los mismos usuarios, expedientes e historial, así que la información no queda en islas.

Módulos

Correspondencia. Radicación de comunicaciones entrantes y salientes con consecutivo automático por tipo y año, asignación de responsable, seguimiento y respuesta con plantillas.
PQR. Plazos de respuesta según la Ley 1755 de 2015, avisos antes del vencimiento y escalamiento automático cuando el plazo se cumple.
Recepción de facturas electrónicas. Lee la factura electrónica de la DIAN directamente del buzón de correo o de un archivo ZIP, detecta duplicados y la lleva por el flujo de aprobación de cada área.
Expedientes y tabla de retención documental. Agrupa los documentos de un mismo caso y aplica la TRD por serie y subserie, con disposición final aprobada, siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación.

Bandeja de recepción de facturas de SX Flows con facturas de proveedores en la etapa de causación, su valor y sus fechas de emisión, recepción y vencimiento — Las facturas recibidas avanzan por las etapas del flujo —aquí ingreso, recibo de mercancía, causación, pago y archivo—, cada una con su valor, su emisión y su vencimiento a la vista. Empresas y datos de demostración.

Tus procesos, sin programar

Diseñador de formularios con lógica condicional, validaciones, firma, adjuntos y consecutivos.
Diseñador visual de flujos: etapas, responsables, plazos, reglas y escalamiento, sin escribir código.
Bandeja única de tareas: cada persona ve en un solo lugar todo lo que tiene pendiente.

Diseñador visual de flujos de SX Flows con las etapas de un flujo de facturas unidas en un lienzo y el panel de una conexión con sus roles y condiciones — En el diseñador se ponen las etapas en un lienzo y se unen; en cada conexión se decide quién puede tomarla, con qué condición y qué debe estar completo antes, sin escribir código.

Desde cualquier dispositivo

Se usa desde el navegador del computador o del celular, sin instalar nada. Con formularios públicos por enlace, proveedores o ciudadanos pueden radicar sin tener un usuario en la plataforma.

Control y seguridad

Historial de acciones que nadie puede borrar, ni siquiera el administrador.
Permisos por rol, por flujo y por área.
Verificación en dos pasos para ingresar.
Los datos de cada organización están aislados de los de las demás.
Los archivos se guardan en nuestra nube, en tu propio almacenamiento S3 o en tu Nextcloud.